معرفی و شرح وظایف
معرفی اداره ثبت نام و ثبت نمرات
خانم مریم حسینی
رئیس اداره ثبت نام و ثبت نمرات
شماره تلفن: 31322015 - 034
اداره ثبتنام و ثبت نمرات یکی از بخشهای بنیادین و راهبردی حوزه آموزش دانشگاه است که نقش آن از نخستین روز ورود دانشجو تا زمان فراغت از تحصیل یا تعیین تکلیف نهایی وضعیت آموزشی ادامه مییابد. ثبتنام دانشجویان جدیدالورود، بررسی و ذخیره تأییدیههای تحصیلی مقاطع پیشین و تشکیل و تکمیل پروندههای آموزشی، از نخستین مسئولیتهای این اداره به شمار میرود. دقت در این مرحله، بنیان صحت اطلاعات آموزشی دانشجو را شکل میدهد و مبنای تمامی فرآیندهای بعدی قرار میگیرد.
این اداره همچنین مرجع رسیدگی به امور جاری و خاص آموزشی دانشجویان است؛ از بررسی فرمهای مشکلات آموزشی و ارجاع آنها به کمیسیونهای ذیربط و اجرای آرای صادره، تا ارسال درخواستهای تمدید سنوات (از جمله مرحله اول تمدید سنوات ترم سیزدهم کارشناسی) به کمیسیونهای استانی و مرکزی. بررسی وضعیت دانشجویان اخراجی در پایان هر نیمسال، رسیدگی به پروندههای انصرافی و اخراجی، درخواست و تبادل پروندهها با سایر دانشگاهها، ثبت درس مطالعه آزاد، معادلسازی نمرات دانشجویان انتقالی و مهمان و ثبت نهایی آنها در سامانه آموزشی، همگی از جمله وظایفی است که با حساسیت و مسئولیتپذیری بالا انجام میشود.
اداره ثبتنام و ثبت نمرات همچنین نقش مهمی در مدیریت وضعیت نظام وظیفه دانشجویان مشمول ایفا میکند؛ از بررسی وضعیت تحصیلی، ثبت شماره و تاریخ معافیت تحصیلی در سامانه گلستان، معرفی دانشجویان انصرافی و اخراجی به نظام وظیفه و ثبت اتمام معافیت در سامانه سخا، تا تأیید خروج از کشور در سایت پلیس. افزون بر این، بررسی کامل پروندههای فارغالتحصیلی، تعیین رتبه دانشجویان تا پایان ترم ششم و اعلام آن به دانشگاههای مقصد، نشاندهنده جایگاه این اداره در تضمین صحت، انسجام و اعتبار سوابق تحصیلی دانشجویان است؛ جایگاهی که دقت، نظم و اشراف کامل بر مقررات آموزشی را میطلبد.
شرح وظایف
- ثبت نام دانشجویان جدیدالورود
- بررسی و ذخیره کردن تاییدیه تحصیلی مقاطع قبلی
- بررسی فرم مشکلات و ارسال آن به کمیسیون و اجرای رای کمیسیون
- ارسال مرحله اول تمدید سنوات ترم 13 کارشناسی به کمیسیون استانی و مرکزی
- بررسی فارغ التحصیلی دانشجویان و پرونده آنها به صورت کامل
- بررسی پرونده های تحصیلی انصرافی و اخراجی و معرفی به نظام وظیفه و ثبت اتمام معافیت در سایت سخا
- معادل سازی نمرات انتقال و مهمان و ارسال آن ها به بخش و درنهایت ثبت نمرات در سیستم
- بررسی دانشجویان اخراجی در انتهای هر ترم
- بررسی و ثبت درس مطالعه آزاد
- درخواست پرونده های انصرافی و اخراجی دانشجویان شبانه و تحویل پرونده به دانشجو یا ارسال پرونده
- بررسی وضعیت تحصیلی نظام وظیفه دانشجویان مشمول
- ثبت شماره معافیت تحصیلی و تاریخ آنها در سیستم گلستان
- تعیین رتبه دانشجویان مشغول به تحصیل تا ترم 6 و اعلام رتبه به دانشگاه ها
- درخواست مدارک دانشجویان انصرافی از دانشگاه های دیگر
- تایید خروج از کشور دانشجویان مشمول در سایت پلیس