اداره خدمات آموزشی

معرفی واحد بایگانی

واحد بایگانی یکی از ارکان پشتیبان و بنیادین حوزه آموزش دانشگاه است که مسئولیت نگهداری، سامان‌دهی و صیانت از اسناد و پرونده‌های آموزشی را بر عهده دارد. این واحد با ایجاد نظامی منظم برای ثبت، طبقه‌بندی و آرشیو مدارک، نقش مهمی در حفظ سرمایه اطلاعاتی دانشگاه ایفا می‌کند و دسترسی سریع، دقیق و مطمئن به سوابق دانشجویان و مکاتبات اداری را فراهم می‌سازد.

کلیه پرونده‌های تحصیلی دانشجویان از بدو ورود تا زمان فراغت از تحصیل، انصراف یا اخراج، در این واحد تشکیل، تکمیل و نگهداری می‌شود. دریافت، ثبت و بایگانی مکاتبات آموزشی، آرشیو ریزنمرات، احکام، مصوبات و مستندات مربوط به کمیسیون‌ها و سایر فرآیندهای آموزشی نیز در حیطه مسئولیت این بخش قرار دارد. رعایت اصول محرمانگی، امانت‌داری و دقت در ثبت اطلاعات، از الزامات حرفه‌ای فعالیت در این واحد است.

واحد بایگانی علاوه بر نگهداری اسناد، مسئول ارائه و ارسال پرونده‌ها و مدارک به واحدهای ذی‌ربط در صورت نیاز، پیگیری بازگشت آن‌ها و به‌روزرسانی مستمر وضعیت پرونده‌ها است. همچنین سامان‌دهی پرونده‌های سنوات گذشته و امحای اسناد طبق مقررات مصوب، از دیگر وظایف این بخش به شمار می‌رود. عملکرد منظم و دقیق این واحد، پشتوانه‌ای مطمئن برای صحت تصمیم‌گیری‌های آموزشی و اداری دانشگاه محسوب می‌شود.

شرح وظایف

• نگهداری پرونده های دانشجویان در حال تحصیل شامل مدارک ثبت نام و ریزنمرات و گواهی های انصراف، اخراج، فارغ التحصیل و انتقال
• طبقه بندی و شماره گذاری پرونده های جدیدالورود و طبقه دانشکده
• ورود و خروج پرونده های دانشجویان که فارغ التحصیل می شوند.
• نامه های ارجاع شده از طرف کارشناسان و طبقه بندی آنها
• اسکن نامه ها و دسترسی و بازیابی اطلاعات دانشجویان مجهول الهویه
• نگهداری و امنیت پرونده دانشجویان
• تشکیل، تنظیم و نگهداری پرونده‌های تحصیلی دانشجویان
• ثبت و طبقه‌بندی مکاتبات و اسناد آموزشی
• آرشیو ریزنمرات، احکام، مصوبات و مستندات کمیسیون‌ها
• حفظ محرمانگی و صیانت از اسناد و اطلاعات
• ارائه و ارسال پرونده‌ها به واحدهای ذی‌ربط و پیگیری عودت آن‌ها
• به‌روزرسانی و سامان‌دهی مستمر آرشیو اسناد
• امحای اسناد طبق ضوابط و مقررات مصوب